Контроль затрат

Как известно, контроль управления затратами, состоит из таких основных стадий:

• — планирование – сюда входит сбор и обработка информации, а также принятие управленческого решения. Оно происходит совместно с планированием всей производственной деятельности;
• — регулирование и организация реализации управленческих решений;
• — УУ (управленческий учет) — включает в себя измерение, сбор, регистрацию и обработку информации, которая касается непосредственно выполнения управленческих решений;
• — анализ – это процесс распределения, полученной на стадиях учета информации, на отдельные компоненты, их оценка и изучение для принятия управленческого решения;
• — разработка управленческого решения.

Каждая из вышеперечисленных стадий чередуется со стадиями контроля, а затем следует новый, непрерывный, повторяющийся цикл управления организацией производства.

Стадия контроля затрат в процессе управления организацией производства имеет двойственную роль. В первом случае: стадии контроля чередуются с другими стадиями управления затратами. А во втором: контроль обеспечивает процесс управления на каждой стадии.

Поэтому, по отношению к остальным, стадию контроля следует воспринимать как звено, которое упорядочивает управленческий процесс.

У многих слово «контроль», собственно, как и слово «власть», вызывает ассоциации отрицательного характера – ограничение, принуждение, отсутствие принятия самостоятельных решений. Однако контроль затрат на самом деле очень необходимый элемент в управлении предприятием, и без него остальные функции управления не будут реализованы полноценно.

Только в том случае, когда выполнение принятых решений для установления законности, правильности и необходимости проводимых мероприятий контролируется своевременно — управленческая деятельность эффективна. Контроль затрат должен быть постоянным и, ни в коем случае, не должен являться необходимой мерой. Именно от того, как он организован, на предприятии зависит и сохранность денежных и материальных средств предприятия, и финансово-хозяйственная деятельность этого предприятия. Контроль, который правильно организован, дает возможность своевременно выявить и недостатки производственной деятельности, и принять своевременно меры для их устранения.

В широком смысле понятие «внутренний контроль» можно трактовать как систему (которая входит в систему управления организацией), которая, состоит из ряда элементов, а в более простом смысле – это один из этапов процесса управления фирмой.

Система контроля любой организации — это совокупность методик, процедур, организационной структуры, которые приняты руководством фирмы в качестве средств эффективного ведения производственной деятельности.

Отсутствие контроля служит лишь питательной средой хищений, приписок, нерационального использования ресурсов, в итоге выливающихся в потерю эффективности всей производственной деятельности.

А отсутствие четко закрепленных обязанностей, прав, функций и ответственности сотрудников, а также несогласованность в действиях работников с целями и инструкциями предприятия, лишает каких-либо ориентиров в контроле за финансами.

Размещение границ полномочий сотрудников помогает им не выходить за пределы установленных норм и инструкций, укладываться в нормативы расходов бюджетных смет.

Чтобы предприятие управляло затратами эффективно, финансовому менеджеру нужно выделить направления внутрифирменного контроля, являющиеся приоритетными.

К приоритетным мы можем отнести следующие направления:

• — контроль объема продаж;
• — мониторинг себестоимости (издержек оборота);
• — контроль финансовых результатов (прибыли).

Чтобы повысить эффективность контроля и его компетентность нужно, чтобы на различных уровнях между его отдельными видами и формами поддерживались устойчивые связи и последовательность контрольных действий. Это позволит обеспечить соответствующую технологию контроля.

Для того, чтобы реализовать все намеченные цели контроля и для принятия  руководством фирмы обоснованных решений, необходима достоверная информация. В управленческом учете такая информация уже находится. К тому же,  для сторонних пользователей он обладает конфиденциальностью.

Методики, основанные на информации, которая поступает из системы УУ, в первую очередь ориентированы не на аудиторов и бухгалтеров, а на менеджеров и владельца компании.

Процесс эффективного управления фирмой в современных условиях зависит от того, как рационально была выстроена система внутреннего УУ и насколько объективно ею отражаются его процессы деятельности.

УУ позволяет оценить производственные затраты по их типу, носителям этих затрат, источникам информации и центрам ответственности.

В системе УУ могут быть использованы разные методы расчёта  себестоимости. Выбор метода, должен зависеть, скорее от того, какая именно управленческая задача решается, а также какая перед контролем издержек поставлена цель.

Внутрифирменный контроль включает способы и методы, помогающие  управлению и планированию, а также контролю за коммерческой деятельностью фирмы.

Характерными особенностями способов и методов такого контроля являются:

• — дифференциация издержек производства на переменные и постоянные;
• — анализ отклонений плановых издержек от фактических;
• — нормативно-затратный учет издержек;
• — выделение центров ответственности и центров затрат.

Весомое значение для эффективности управления затратами, для правильной организации контроля затрат и учета имеет их научно обоснованная классификация. Чтобы правильно их классифицировать, нужно определить, к какому именно направлению учета они относятся, то есть — какова цель их учета, направление.

Направление учета — под этим термином подразумевается любое подразделение предприятия, в котором необходима самостоятельная калькуляция затрат. Часть затрат связаны непосредственно с реализацией продукции, другая часть – с управлением организацией, а третья – совсем не имеет отношения к деятельности предприятия, однако по существующему законодательству входит в них (отчисления в фонды и т.д.). Основой для организации учета деятельности предприятия служит экономически обоснованная классификация затрат.

Как Вы сами понимаете, что важно контролировать все счета на оплату. Главное фиксировать для какого подразделения выполняются работы. В нашей программе есть фиксация затрат по каждому подразделению, даже вплоть до сотрудника. И тогда Вы сможете увидеть свои плановые затраты (читать тут) и не дать превысить лимит будет трудно.

И еще, на что стоит обратить внимание – ведь может сложиться такая ситуация что затрат в одном месяце нет, а во втором могут появиться, причем даже превысить месячный показатель. А взвешенный и обоснованный контроль даст полную картину во годам/кварталам/месяцам/неделям и даже дням.